Wolisz, żeby to Anna zadzwoniła?
Zostaw numer komórkowy. Anna oddzwoni, opowie o ofercie i umówi rozmowę z Radkiem Pająkiem. W dni robocze od 9 do 19 dzwoni zwykle od razu, a poza tymi godzinami najbliższego dnia roboczego.
Albo napisz od razuAnna na WhatsAppieNie wierz mi na słowo. Sprawdź ją tak
Anna sprzedaje moje usługi, więc mówi o stronach i marketingu. Twoja będzie mówić o Twojej firmie. Oto pięć rzeczy, które warto sprawdzić w rozmowie.
Zapytaj o ofertę
Na przykład:
Co robicie dla firm transportowych?
Odpowie z materiałów, które dostała, i dobierze rozwiązanie do Twojej sytuacji.Przerwij jej w pół zdania
Zmień temat tak, jak w normalnej rozmowie. Anna przestanie mówić i odpowie na nowe pytanie.
Powiedz, że masz inną branżę
Na przykład:
Mam gabinet stomatologiczny.
Dopyta o potrzeby i przekaże mi sprawę, zamiast zmyślać.Umów oddzwonienie
Sprawdzi wolne terminy, powtórzy numer cyfra po cyfrze i wpisze rozmowę do mojego kalendarza. A ja naprawdę zadzwonię.
Zapytaj, czy jest człowiekiem
Odpowie uczciwie, że jest asystentką AI.
- AnnaDzień dobry, PAJAKWEB, tu Anna, asystentka AI agencji. W czym mogę pomóc?
- KlientSzukam strony dla firmy, mam dwanaście aut.
- AnnaDwanaście aut to solidna flota. Czy firma działa głównie lokalnie, czy w całej Polsce?
- KlientW całej Polsce. Proszę o telefon od właściciela.
- AnnaOczywiście. Numer powtórzę: pięć zero zero, sześć zero zero, siedem zero zero. Zgadza się?
- Sprawdza wolne terminy w kalendarzu
- AnnaRadek ma wolne jutro o czternastej albo w środę o dziesiątej. Co pasuje?
- KlientW środę.
- Zapisuje termin i wysyła zgłoszenie e-mailem
- AnnaZapisałam. Radek zadzwoni w środę o dziesiątej. Dziękuję za rozmowę.
Co potrafi taka asystentka
Rozdzielam to uczciwie: po lewej to, co działa dziś u Anny. Po prawej to, co dodajemy, jeśli jest potrzebne w Twojej firmie.
Działa dziś u Anny
- Odbiera o każdej porzeTakże w nocy i w święta, na polskim numerze.
- Rozmawia naturalnym głosemPo polsku, krótko i rzeczowo. Można jej przerwać.
- Zna ofertę i doradzaOdpowiada z przygotowanych materiałów i dobiera rozwiązanie.
- Umawia w Kalendarzu GoogleSprawdza wolne terminy, proponuje dwa i wpisuje wybrany.
- Nie gubi danychNumer powtarza cyfra po cyfrze i prosi o potwierdzenie.
- Wysyła zgłoszenie e-mailemKto dzwonił, czego potrzebuje i kiedy oddzwonić.
- Zapisuje każdą rozmowęNagranie, tekst, podsumowanie i ocena zainteresowania klienta.
- Sama też dzwoniDo osób, które zgodziły się na kontakt, np. po zostawieniu numeru w formularzu wyżej.
- Odpisuje na WhatsAppieTa sama wiedza co przez telefon, w wiadomościach tekstowych i głosowych.
- Potwierdza i przypominaSMS z terminem zaraz po umówieniu i przypomnienie godzinę przed rozmową.
Do wdrożenia u Ciebie
- Twoja wiedza i Twoje zasadyOferta, cennik, regulamin, najczęstsze pytania i to, czego ma nie mówić.
- Własny głos i charakterImię, sposób mówienia, poziom formalności.
- Twój numerPrzekierowanie z obecnego numeru albo osobny polski numer.
- Odbieranie, gdy nikt nie możeTylko po godzinach, w trasie albo przy zajętej linii.
- Przełączanie na człowiekaPilne i trudne sprawy od razu na wskazany telefon.
- Inne językiNa przykład angielski i niemiecki, z podsumowaniem dla Ciebie po polsku.
- Czat na stronieTa sama wiedza na Twojej stronie, także bez telefonu.
- Połączenie z Twoimi systemamiArkusz, CRM, system rezerwacji, jeśli można się z nimi połączyć.
Do każdej branży, w której dzwoni telefon
Mechanizm jest ten sam, zmienia się wiedza i scenariusz. Oto przykłady, jak taka asystentka mogłaby pracować. Nie ma tu Twojej branży? Zapytaj, bo to zwykle kwestia przygotowania materiałów.
Gabinety i zdrowie: rejestracja, która nie zajmuje linii
- Zapisuje na wizytę, przenosi ją i odwołuje w kalendarzu gabinetu.
- Odpowiada na pytania o godziny, lokalizację i przygotowanie do wizyty, z materiałów gabinetu.
- Porad medycznych nie udziela: sprawy zdrowotne przekazuje do rejestracji.
Asystentka mogłaby powiedziećMogę zapisać Panią na wtorek na dziewiątą albo na czwartek na szesnastą. Który termin pasuje?
Warsztaty i serwisy: warsztat pracuje, telefon nie przeszkadza
- Umawia przegląd, wymianę opon i naprawę, zbierając markę, model i opis usterki.
- Pilnuje wolnych stanowisk w kalendarzu warsztatu.
- Mechanik dostaje zgłoszenie z kompletem danych, zamiast oddzwaniać z kanału.
Asystentka mogłaby powiedziećRozumiem, stuki z przodu przy skręcie. Jaka to marka i rocznik? Mamy wolne w czwartek rano.
Transport i spedycja: żadne zlecenie nie przepada w trasie
- Zbiera trasę, rodzaj ładunku, wagę i termin, a dyspozytor dostaje komplet.
- Odbiera po godzinach, w weekendy i gdy cała dyspozytornia rozmawia.
- Wstępnie rozmawia z kierowcami: prawo jazdy, kod 95, ADR, dostępność.
Asystentka mogłaby powiedziećSkąd i dokąd jedzie ładunek, ile waży i na kiedy ma być podstawione auto?
Wypożyczalnie: rezerwacje także w niedzielę wieczorem
- Sprawdza, które auto lub bus jest wolne w podanym terminie.
- Odpowiada na pytania o warunki najmu, kaucję i odbiór, z regulaminu firmy.
- Zbiera dane najmu i przekazuje gotową rezerwację do potwierdzenia.
Asystentka mogłaby powiedziećBus dziewięcioosobowy na piątek do niedzieli? Sprawdzam dostępność. Gdzie chce Pan odebrać auto?
Hotele i pensjonaty: recepcja, która nigdy nie śpi
- Przyjmuje zapytania o pokoje i terminy, także w nocy.
- Odpowiada o śniadania, parking, doby hotelowe i zwierzęta.
- Rozmawia z gośćmi zagranicznymi w ich języku.
Asystentka mogłaby powiedziećDwa pokoje dwuosobowe na długi weekend? Zapiszę zapytanie, a recepcja potwierdzi je rano.
Restauracje: kuchnia gotuje, stoliki się rezerwują
- Przyjmuje rezerwacje w godzinach największego ruchu.
- Odpowiada o menu, godziny otwarcia, opcje wegetariańskie i dojazd.
- Zbiera zapytania o imprezy i przekazuje je właścicielowi.
Asystentka mogłaby powiedziećStolik dla sześciu osób w sobotę o osiemnastej. Czy mogę prosić o nazwisko na rezerwację?
Salony beauty: telefon obsłużony, gdy masz klientkę na fotelu
- Zapisuje na konkretną usługę i do konkretnej osoby.
- Przenosi wizyty i odpowiada, ile trwa dany zabieg.
- Dzwoni lub pisze z przypomnieniem, żeby ograniczyć puste terminy.
Asystentka mogłaby powiedziećKoloryzacja to około dwóch godzin. U pani Kasi mam wolne w środę o trzynastej. Zapisać?
Nieruchomości: zainteresowany klient nie czeka do jutra
- Odbiera telefony z ogłoszeń i rozpoznaje, o którą ofertę chodzi.
- Dopytuje o budżet, termin i sposób finansowania.
- Umawia prezentację w kalendarzu agenta.
Asystentka mogłaby powiedziećPyta Pan o mieszkanie na Zaodrzu. Na kiedy szuka Pan lokalu? Mogę umówić oglądanie w sobotę.
Usługi i budowlanka: wypełniony grafik zamiast nieodebranych
- Przyjmuje zgłoszenia awarii i zapytania o wycenę, także gdy pracujesz na budowie.
- Pyta o adres, zakres prac i termin, żebyś wiedział, czy warto jechać.
- Pilne sprawy może przełączyć od razu na Twój telefon.
Asystentka mogłaby powiedziećWoda cieknie pod zlewem i jest pilne? Proszę o adres, przekazuję to od razu do instalatora.
Sklepy internetowe: powtarzalne pytania z głowy
- Odpowiada o dostawę, zwroty, reklamacje i dostępność, z zasad sklepu.
- Podaje status zamówienia, jeśli sklep udostępnia te dane przez integrację.
- Trudniejsze sprawy przekazuje obsłudze ze streszczeniem rozmowy.
Asystentka mogłaby powiedziećZwrot ma Pan czternaście dni od odbioru. Wyślę instrukcję na adres podany przy zamówieniu.
Biura i kancelarie: pierwszy kontakt bez odrywania od pracy
- Dla księgowych, kancelarii i agentów ubezpieczeniowych: ustala, w jakiej sprawie dzwoni klient.
- Umawia spotkanie i mówi, jakie dokumenty zabrać.
- Porad prawnych ani podatkowych nie udziela: przekazuje sprawę specjaliście.
Asystentka mogłaby powiedziećCzy chodzi o nową firmę, czy o zmianę księgowości? Umówię rozmowę i podpowiem, co przygotować.
Szkoły i kursy: zapisy także po godzinach sekretariatu
- Odpowiada o terminy, program i wymagania, z materiałów szkoły.
- Zapisuje na kurs, lekcję próbną lub spotkanie informacyjne.
- Przypomina o rozpoczęciu zajęć.
Asystentka mogłaby powiedziećKolejna grupa zaczyna w marcu. Mogę zapisać na lekcję próbną albo poprosić opiekuna o telefon.
Produkcja i B2B: zapytania handlowe trafiają do właściwej osoby
- Rozpoznaje, czy dzwoni klient, dostawca, czy serwis, i kieruje sprawę dalej.
- Zbiera parametry zapytania: produkt, ilość, termin, branżę klienta.
- Rozmawia z odbiorcami zagranicznymi, a Ty dostajesz podsumowanie po polsku.
Asystentka mogłaby powiedziećJaką ilość i w jakim terminie Państwo potrzebują? Przekażę zapytanie opiekunowi handlowemu.
Dwanaście zadań, które może przejąć
Odbieranie telefonów to dopiero początek. Możesz zacząć od jednego zadania i dodawać kolejne.
Odbieranie po godzinach
Wieczorem, w weekend, w święta i przy zajętej linii. Może też odbierać tylko wtedy, gdy nikt w firmie nie podniesie słuchawki.
Żaden telefon nie przepada.
Umawianie terminów
Sprawdza wolne miejsca w kalendarzu, proponuje dwa terminy i wpisuje wybrany.
Grafik wypełnia się bez Twojego udziału.
Zbieranie zapytań
Zadaje pytania, które ustalisz, i wysyła Ci komplet danych.
Oddzwaniasz przygotowany, wiesz, o co chodzi.
Odpowiedzi na powtarzalne pytania
Godziny, ceny, dojazd, warunki, dokumenty. Odpowiada z Twoich materiałów.
Ty i pracownicy odzyskujecie czas.
Telefon do klienta z formularza
Gdy ktoś zostawi numer na stronie lub w reklamie i zgodzi się na kontakt, dzwoni od razu.
Rozmowa wtedy, gdy klient jest zainteresowany.
Telefon po wysłanej ofercie
Po kilku dniach pyta o decyzję, odpowiada na pytania i umawia rozmowę z Tobą.
Żadna oferta nie zostaje bez odpowiedzi.
Przypomnienia
O wizycie, terminie, przeglądzie, zwrocie auta czy płatności.
Mniej pustych terminów i zapomnianych spraw.
Prośba o opinię Google
Po zakończonej usłudze dziękuje i wysyła link do wizytówki.
Więcej opinii od zadowolonych klientów.
Wstępna rekrutacja
Zadaje kandydatom ustalone pytania i zapisuje odpowiedzi.
Rozmawiasz tylko z tymi, którzy spełniają warunki.
Ankiety po usłudze
Dzwoni z kilkoma krótkimi pytaniami i zbiera wyniki w jednym miejscu.
Wiesz, co klienci naprawdę myślą.
Obsługa w innych językach
Rozpoznaje język rozmówcy i prowadzi rozmowę, np. po angielsku czy niemiecku.
Klienci z zagranicy bez dodatkowego etatu.
WhatsApp
Ta sama wiedza o firmie w wiadomościach tekstowych i głosowych.
Obsługa tam, gdzie klienci i tak piszą.
Telefony z ofertą handlową wolno wykonywać tylko do osób, które wyraziły na to zgodę. Podczas wdrożenia ustawiamy to razem.
Czego nie obiecuję
Nie udaje człowieka
Przedstawia się jako asystentka AI. Kto woli rozmawiać z człowiekiem, dostaje taką możliwość.
Może się przesłyszeć
Jak każdy na słabym zasięgu. Dlatego powtarza dane do potwierdzenia, a każdą rozmowę można sprawdzić.
Nie decyduje za Ciebie
Rabaty, nietypowe warunki i wiążące ustalenia zostają po Twojej stronie.
Nie zastępuje specjalisty
W sprawach zdrowia, prawa czy podatków nie doradza. Umawia i przekazuje sprawę dalej.
Jak ją przygotowuję
- Rozmowa
Ustalamy, które telefony uciekają
Kto dzwoni, o co pyta i co powinno się wydarzyć po rozmowie.
- Wiedza
Zbieram materiały
Oferta, zasady i odpowiedzi na częste pytania, spisane tak, żeby dało się je powiedzieć przez telefon.
- Scenariusz
Ustawiam głos i przebieg rozmowy
Co ma zrobić, o co zapytać, czego nie mówić i kiedy przekazać sprawę człowiekowi.
- Połączenia
Podłączam numer i narzędzia
Polski numer lub przekierowanie, kalendarz, e-mail i inne systemy, jeśli są potrzebne.
- Testy
Dzwonimy i poprawiamy
Sprawdzamy prawdziwe rozmowy, zanim zadzwoni pierwszy klient, a potem poprawiam ją na podstawie zapisów.
Najczęstsze pytania
Czy klient wie, że rozmawia z AI?
Tak. Anna przedstawia się jako asystentka AI już w pierwszym zdaniu i tak samo ustawiam asystentki dla klientów.
Czy muszę zmieniać numer telefonu?
Nie. Ustawiasz przekierowanie z obecnego numeru na polski numer asystentki: na wszystkie połączenia albo tylko wtedy, gdy nie odbierzesz. Możesz też mieć osobny numer.
Czy to tylko dla firm transportowych?
Nie. Anna mówi o transporcie, bo sprzedaje moje usługi. Asystentka dla Ciebie będzie znać Twoją branżę, ofertę i zasady. Wiedzę przygotowuję na podstawie Twoich materiałów.
Co, jeśli nie zna odpowiedzi?
Ma nie zgadywać. Mówi, że to szczegół do ustalenia z Tobą, zapisuje sprawę i przekazuje Ci ją z numerem do oddzwonienia. Możemy też ustawić przełączenie na człowieka.
Czy rozmowy są nagrywane?
Tak, rozmowy z Anną są nagrywane i zapisywane jako tekst, żebym mógł je sprawdzić i oddzwonić. Szczegóły są w polityce prywatności. U Ciebie zakres zapisu i informację dla dzwoniących ustalimy podczas wdrożenia.
Ile to kosztuje?
Cena zależy od zakresu: to jednorazowe wdrożenie i miesięczny abonament. Wycenę przygotowuję indywidualnie, po krótkiej rozmowie o tym, jakie telefony chcesz obsługiwać.
